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昆明会议会展讲述会议准备注意事项

来源:www.kmlively.com 发布时间:2018年05月15日

昆明会议会展讲述会议准备注意事项


    会议筹办的成功与否往往在于细节,例如座位的排序,如果稍有不慎便有可能得罪了领导,客户,嘉宾,使得会议成果功亏一篑不说,甚至还有可能造成重大损失。为了保证会议期间与会代表的交通安全和会议次序,下面昆明会议会展的小编给大家总结了需要注意的几点。


1.考虑周全要成功地举办一次会议,尤其是大型会议,须要考虑很多方面的问题,比如开会的时间是否能保证大家都能参加,会不会遇到外宾来访或者公司出货;不能出席的人是否有替代人选,怎样联络;会议的主席、主持、记录人员、现场服务人员等相关人员的安排是否妥当;会议需要什么辅助器材,由谁负责;会议进行的时间预计有多久等等。只有事先做好准备工作,才能保证会议地顺利进行与圆满结束。


2.会议场所

    会议场所的选择有很多种,最常用的是公司的会议室;有时公司会在周末安排员工到一个山清水秀的度假胜地,一边开会,一边度假;至于大型的、重要的会议则可以专门租用饭店的会场。不管采用哪种方式,对会场的基本要求是一致的,即:会场应该舒适宽敞,隔音效果好,采光通风良好,没有其他干扰,最好有窗帘,便于在放投影资料时看得清楚,安静不嘈杂,空调良好,插座、电源、白板、麦克风等设备齐全。


3.用文字记录会议的相关事项

    在准备会议的过程中,有关会议的各个事项,如时间、地点、会议议程等等都应该用文字记录下来,便于在后续工作中察看。有关会议的决定、通知等要打印出来发给相关人员,不能只进行口头通知,俗话说“口说无凭”,有时候秘书已经通知了各个部门主管,可是有的人忙起来就忘记了,所以必须把工作做细致。

    以上就是昆明会议会展的小编给大家所说的会议准备的注意事项,希望大家看完了小编的文章之后能够对您有所帮助!

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