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昆明会展|会议有哪些工作要求?

来源:www.kmlively.com 发布时间:2018年03月29日
昆明会展|会议有哪些工作要求?
我们都知道在会议之前是要做好充足的准备,以及做好会议服务工作,这样才能给人们留下一个好印象,避免在会议中出现意外。那么会议中有哪些需要主办方做的工作呢?下面昆明会展的小编就和大家聊聊这个话题!
一、会前工作
1、服务方与会议组织策划者(主办者)沟通会议详细安排。
2、服务方向会议主办方提供会议接待策划方案和会议其他服务报价。
3、服务方邀请会议主办者实地考察会议举办场所与餐饮\住宿情况
4、服务方与会议主办者确认会议接待方案。
5、服务方与会议主办者签订会议接待标准合同。
6、服务方确认会议主办者预付会议订金事宜。
7、服务方在会议举办前制定会议工作人员服务标准条例及会议接待手册。

8、服务方协助主办方准备会议资料。(含代邀请相关领导、新闻媒体、新闻通稿、接待资料、会议配套的商务服务及公关礼仪、翻译、通讯及文秘服务。)


二、会中工作
1、根据议程设计,服务方安排机场、码头、车站:专人、专车分批分时段按要求接站。
2、根据名单.会议酒店现场:会议秘书分发会议资料,现场签到,来客接待。
3、会议秘书协助会场布置及会场的会务服务。
4、会议秘书在会议接待(报到)处协助会务组确认和分发房间,确认VIP用房及整理记录有关信息。协助分发会议礼品及房间派送水果等会务工作。
5、确认用餐时间、菜单、标准、形式、酒水及主次桌和其他相关安排等工作。
6、提前确认会议代表(客户)的娱乐项目、娱乐场所及消费和付费的方式。
7、确认旅游公司为该会议提供的旅游考察的吃、住、行、游、购、娱安排事宜(日程安排、房餐车导游等安排)。
8、确认并保障会议期间会场防盗、消防等安全工作、参会代表的人、财、物等安全工作。
9、确认特殊客人(含领导、少数民族代表、VIP、残障代表及家属等)的安排及接待工作。
10、协调会议期间的交通工具的安排。
11、代办会议代表返程及他程的交通票务及其他委托代办服务。
三、会后工作
1、会务服务的总结、评估、会议代表的意见反馈及处理工作。
2、会议资料、领导讲话稿、代表发言稿、新闻报道资料的汇总结书工作及印刷代表通讯录。
3、与会议主办者的费用结算工作。
4、回访参会人员,了解会议质量。
5、召开内部会议,对会中的事故、责任、权宜相关问题进行建章管理。
以上就是昆明会展的小编给大家总结的会前会中会后的一些必须要做的工作,希望小编的这些介绍能对您有帮助!
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