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如何策划一场大型会议会展?

来源:www.kmlively.com 发布时间:2018年03月22日
如何策划一场大型会议会展?
策划大型方案是个技术活儿,还是个技术活儿。其中需要包括详细的分工、具体到人和需要完成的时间。所以今天昆明会议会展的小编就给大家总结了一些关于大型会议会展的策划细节,希望能对大家有帮助!
1、举办活动应本着讲求实效、突出特色的原则,避免雷同、重复。
2、活动应及早筹划与确定。邀请国外、境外人士前来参加活动,至少于半年前发出邀请,寄送项目说明资料。
3、会务准备时列出物资清单为佳,同时派专人落实和保管,以免遗忘或者遗失;
4、一般要准备主席台领导席卡,主持人席卡和签到席席卡,矿泉水,主席台发放的文件材料(通常需要用粉红纸打印),笔,鲜花,研讨会旗帜,国歌磁带等;
5、大型活动还须设签到席,派专人负责签到;
6、由多个机构共同举办的活动,要事先明确各自职责分工,避免多头指挥、多头对外。
7、确定开幕时间应充分考虑当地交通、气候及工作习惯等因素,开幕式尽量按原定时间举行,避免时间过长。
8、一般至少需要提前2小时进入会场,留足布置会场的时间,与会人员需要提前半小时开始入场。
9、领导嘉宾需要事先联系好小的会议室,提前到者先引导到小会议室休息,活动正式开始时再引导入会场.
10、开幕式主持人应以适当方式说明自己的身份(请礼仪小姐担任主持人除外)。
11、开幕式宣布的出席活动领导人名不宜过多。在介绍“出席××活动的领导、贵宾”中,不应包括主办单位的领导人,应是外宾、外单位领导人。一般情况下各主办单位领导应排在宾客后面(主办单位领导是国家领导人的则应先报);如有外国驻华大使参加的,其位置则应提前(因其是外国元首的代表)。
12、开幕式剪彩活动能免则免,确需安排剪彩活动的,剪彩人不宜多。为节约起见,应以彩带代替绸带。
13、在开场称呼中,可按国际惯例称“女士们、先生们”,或“贵宾们、女士们、先生们”,后面不再加“朋友们、同志们”。
14、讲话中“欢迎”“感谢”之类的句子要尽量归纳,以节省鼓掌时间。使用现场翻译时,应尽量控制场面,使讲话人与译员相配合,昆明会议会展的小编建议不要在中文讲完时中方人士立即鼓掌,应而在翻译完后中外双方共同鼓掌,以示对外宾的尊重。
15、所借的音响设备必须事先调试,确保万无一失;如有必要,还要准备录音笔、mp3等现场录音设备(也须调试),并安排专人负责;

16、考虑到翻译上的困难,讲话中避免使用国内工作中常用的缩略语或惯用语(如“三改一加强”、“扫黄打非”等)或引用古诗、谚语。


17、对外讲话中(含文件、资料),宜用“我国”、“中国政府”等。
18、如果现场需要播放PPT,需事先将所有需播放PPT拷入笔记本电脑,放至桌面文件夹,并按次序加前缀,需要事先调试投影仪位置,调试好分辨率等;
19、大型活动需事先制作议程PPT,一项议程一页PPT,字体大一点,可适当配相关图片,配合主持人介绍时播放议程PPT,注意电脑屏幕显示效果跟投影效果往往有较大差异,字体颜色和背景色间的对比可能需要调整.
20、介绍地方或企业情况时,要突出重点,语言简练,一忌长篇大论,由古至今,人文地理,面面俱到;二忌数字堆砌(如有必要,可提供文字资料)。
21、研讨会不同于报告会,领导人讲话、主题演讲人不宜长篇发言。研讨会不应片面追求人数规模,应主题明确,主持人和演讲人要有一定水平,能引起讨论。研讨会提问(含出访时对方介绍情况后提问),要尽量简明具体,不必多说客套话。
22、介绍招商项目时,不宜以我方预计生产规模及投资数作过于准确的描述,如“生产规模125万吨,预计投资1650万元”等。一是实际数字不可能如此精确,二是生产规模和投资额应与投资者商定。
23、重要活动中,要适时提醒出席者关掉手机,或将其调至静音状态。
24、拜访国外机构时,应提前进行联系、确认,说明拜访目的,一经确认,应如约赴会。拜访(含出席宴请)人数有增减,都应提前通知对方。
25、组织出国展览应事先进行市场调研,了解当地产品供需情况。参展企业和产品要有一定代表性,避免参展的同类产品互相压价竞争。
26、严禁携带假冒伪劣、侵犯知识产权等违禁品参展。要遵守展览规定,不违规零售展览样品,禁止出售清册外的样品和私人物品。
27、布展时应听从当地展览组织者的统一指挥,不要随意乱拉乱抢道具,摊位墙板不要用样本代替标准图片或文字说明。展品布置要注意展示和贸易效果,既不要因展品过少而使摊位空荡,也不要杂乱无章地堆放展品,搞“杂货铺”或“摆地摊”。
28、严格按展览规定的时间参展和撤展,不迟到,不早退。
29、展出时,接待观众要热情、主动、耐心,不要在馆内扎堆聊天或摊位间相互乱串,出现摊位无人照管现象。展馆和展位应保持清洁,注意防火、防盗。
30、会议结束后清点物资并整理干净后才能离开现场,以免遗失所带的物资。
31、活动结束后应该主动及时将新闻稿、照片和活动总结发送给相关负责人,并在BBS研会版上发贴总结并虚心听取大家意见。
昆明会议会展的小编温馨提示:在策划一场大型的会议时,需要准备很多注意事项,最为重要的是策划者要在准备好策划后准备一个planB计划,以免在会议中出现任何问题都能及时解决!
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